Ein deutsches Unternehmen erlebte in den letzten Monaten einen erfreulichen Aufschwung: Die Anzahl der Projektanfragen stieg deutlich an. Doch hinter den Kulissen entwickelte sich unbemerkt eine Krise.

Eine einzelne Mitarbeiterin war für die Bearbeitung dieser Anfragen zuständig. Was anfangs funktionierte, wurde schnell zum kaum bewältigbaren Berg. Ihr Schreibtisch füllte sich mit unbearbeiteten Anfragen, E-Mails blieben unbeantwortet, Rückrufe wurden verschoben.

Die Konsequenzen: Potenzielle Projekte im Wert von mehreren Millionen Euro versandeten, weil sie nicht rechtzeitig bearbeitet wurden. Interessenten sprangen ab und wandten sich der Konkurrenz zu.

Das Fatale: Das Problem blieb über Monate unsichtbar. Weder Kollegen noch die Geschäftsführung erkannten den Engpass. Es gab keine Transparenz über den Bearbeitungsstand, keine Übersicht über verlorene Chancen. Erst Monate später kam die Wahrheit ans Licht – zu spät. Der Schaden war bereits entstanden.

Die Antwort auf dieses Problem liegt in der automatischen Analyse eingehender E-Mails durch eine sichere KI-Lösung. Sobald eine Projektanfrage eintrifft, analysiert die KI den Inhalt, kategorisiert die Anfrage automatisch und gleicht sie mit bereits vorhandenen Kundeninformationen ab. Auf dieser Basis erstellt das System einen Prioritäts-Score, der aufzeigt, welche Projekte besonders vielversprechend oder zeitkritisch sind.

Alle diese Informationen werden automatisch im CRM angelegt und der zuständige Empfänger wird direkt verlinkt. Das Ergebnis: vollständige Transparenz auf einen Blick.

Kollegen erkennen sofort, wo die Arbeitslast zu hoch ist und können sich gegenseitig unterstützen. Die Anfragen verteilen sich gleichmäßiger im Team, niemand versinkt mehr im Chaos. Das sorgt für spürbar mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Die Geschäftsführung erhält endlich den vollständigen Überblick: Welche Anfragen sind noch offen? Wo drohen wertvolle Projekte verloren zu gehen? Dank der intelligenten Priorisierung werden die wichtigsten und umsatzstärksten Projektanfragen zuerst bearbeitet – was direkt zu einem deutlich höheren Umsatz führt.